2019年06月01日

資料保管の改善

保管している資料を容易に探し出せるよう、案件ごと「箱での保管」と「保管札の貼付」を改善した。
この改善をする以前も案件ごとの「箱での保管」はしていたが、「箱」に頼ってしまい、中身を精査することなく放り込むことが多かった。
そのため箱の中には不要な資料が混ざっていたり、資料がダブっていたりして、短時間で資料を探し内容を把握するには不向きだった。
不向きという以上にストレスがかかることだった。
そこで、他の資料は入れない、不要なダブリをなくすとして箱の中を選別した。

箱に貼付する「保管札」は、きちんとフォーマットを決めていなかったので、ときには走り書きのような保管札もあって、とりあえずの札が多くあった。
札を文字で書いてあると、中を把握するためには文字を読むことになる。
ところが、箱に付けた保管札が色々で探しにくくなっていた。札のサイズ、手書き文字、文字サイズ、ペンの種類と色などが「とりあえず」だと、文字が大変読みにくい。
今回は、「保管札」のサイズ、筆記具、記載内容を決めた。記載内容は細かすぎても、探しにくくなる。また中途半端に書きすぎるとモレた部分が探しにくくなる。「保管札」と中身は完全一致していないと、効率化できないので、「保管札」は、大文字で大まかな記載にした。
さらに従来は、中身が見える収納を重視していたが、それよりも、「保管札」で目的の「箱」に早く到達して、中身を探す方が快適、と気づいたので、文具や資材のストックも「箱での保管」と「保管札の貼付」に切り替えた。

誰が探しても、目的の資料に早く到達できるようになり、快適になった。

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posted by ラパンアジルblog at 21:10| コーディネート | 更新情報をチェックする